Ticketing - System Odoo bei oneITS gmbh

Einleitung

Aufgrund des Wachstums unseres Teams wird es immer schwieriger, den E-Mail-Fluss zu bewältigen. Aus diesem Grund haben wir beschlossen, auf ein Ticketing-System namens Odoo umzusteigen. Dieser Wechsel wird für einen Zeitraum von 6 Monaten getestet.

Was mit dem Odoo auch noch alles neu ist, erfahren Sie weiter unten in diesem Artikel.

Ab wann ist das neue System aktiv?

Das Ticketing - System der oneITS gmbh wird per sofort eingeführt.

Was kostet der Support bei der oneITS gmbh?

Per Januar 2024 wird für jede neue Supportanfrage eine Basiszeit von mindestens 15 Minuten verrechnet. Dies hilft uns, den verhältnismässig hohen Bearbeitungsaufwand bei kleinen Support-Anfragen zu decken. Bei längeren Supporteinsätzen wird selbstverständlich nur die effektive Zeit zum Stundenansatz von CHF 155.00 (exkl. MWST) verrechnet.

Wie sollen Probleme oder Produktanfragen gemeldet werden?

Ihre Unterstützung ist von grosser Bedeutung. Bitte verwenden Sie ausschließlich die folgenden Kommunikationskanäle, um einen Supportfall zu melden oder eine Offertenanfrage zu stellen.

Welche Kommunikationskanäle werden NICHT mehr unterstützt

Wegen zu hohem administrativem Aufwand können wir keine Anfragen mehr über WhatsApp oder Nachrichten (SMS) entgegennehmen. (Anfragen werden NICHT beantwortet und automatisch abgewiesen)
Bitte auch keine telefonischen Supportanfragen auf die persönlichen Natel Nummern stellen.

Erwünschte Kommunikationskanäle im Detail erklärt

1. Anfragen per Mail an support@one-its.ch

Für Mails welche an support@one-its.ch gesendet werden wird automatisch von Odoo ein Ticket erstellt, welches dann von uns entsprechend periodisiert und einem Mitarbeiter zugewiesen wird. 

Der Kunde erhält zudem ein automatisiertes Mail in welchem die Ticket Nummer ersichtlich ist.

Wichtig! Beim erstellen vom Mail achten Sie bitte darauf dass folgende Punkte eingehalten werden:

• Betreffzeile: Dies sollte kurz und klar das Anliegen enthalten (wie z.B. "auf PC CZRH01 können keine Updates mehr vorgenommen werden")
• Im Textfeld: beschreiben Sie bitte möglichst genau das Problem (ev. mit Printscreen der Fehlermeldung)
• Ihre Mailadresse: Bitte achten Sie, dass Sie uns immer mit Ihrer Mailadresse kontaktieren, wo wir sonst auch zusammen kommunizieren, da beim Maileingang bei uns dass das Ticket anhand der Mailadresse Ihrem Kontakt automatisch zugewiesen wird.
• Antworten auf ein offenes Ticket: Bei Rückmeldungen zu einem offenen Ticket antworten Sie bitte IMMER auf das Mail vom bestehenden Ticket, welches Sie von uns erhalten haben. Nur so wird Ihr anliegen dann direkt dem offenen Ticket automatisch zugewiesen.

2. Anfragen per Chat

Einen Chat können Sie starten indem Sie unter one-its.ch unten rechts auf dieses Symbol klicken 

Es gibt zwei Arten von Chats:

Automatisierter Balti Bot 

Dieser Bot ist stets aufmerksam, wenn keine Mitarbeiter der oneITS GmbH verfügbar sind. Der Balti Bot nimmt Ihr Anliegen entgegen und das mit nur wenigen Informationen, die Sie angeben müssen. Ihr Anliegen wird dann in ein Ticket umgewandelt und Sie werden kontaktiert, sobald der nächste Mitarbeiter verfügbar ist.

Ein Mitarbeiter der oneITS gmbh ist bereit Ihre Fragen entgegen zu nehmen 

Wenn im Chatfenster der Name und das Bild eines Mitarbeiters angezeigt werden, bedeutet dies, dass Sie direkt mit dieser Person chatten können. Sie können Ihr Anliegen also direkt an sie richten.

Da wir jedoch oft mit vielen Kundenaufträgen beschäftigt sind, ist es möglich, dass der Balti Bot aktiv ist, um Ihr Anliegen entgegenzunehmen. Der Balti Bot ist ein automatisiertes System, das Ihnen bei Ihren Fragen und Anliegen behilflich sein kann.

3. Anfragen telefonisch auf oneITS Hotline 044 500 99 77

Sie erreichen uns auch telefonisch auf unserer Hotline Nr. 044 500 99 77.

Gerne sind wir für Sie da.

4. Terminanfragen über die Webseite

Wenn Sie eine grobe Vorstellung davon haben, wie lange es dauern wird, Ihr Anliegen mit uns zu besprechen, können Sie gerne eine Terminanfrage stellen. Dadurch vermeiden wir das lästige Hin und Her bei der Terminsuche.

Eine Termin Buchen

Was bringt mir ein eigener Portalzugang bei oneITS Odoo?

Wenn auf Ihre Mailadresse ein Ticket von der oneITS gmbh erstellt wird, dann werden die einzelnen Status, in welchem sich das Ticket gerade befindet, per Mail bestätigt. 
In dem Bestätigungsmail kann dann das Ticket online eingesehen werden.

Falls mehrere Tickets vorhanden sind mach ein Portalzugang Sinn, so können einfach alle Tickets der Vergangenheit eingesehen werden.

Der Portalzugang von oneITS Odoo bietet dem Kunden eine Vielzahl von Vorteilen. Hier sind einige der wichtigsten:

1. Einfacher Zugriff auf Informationen: Durch den Portalzugang können Kunden auf wichtige Informationen wie Bestellungen, Rechnungen, Lieferstatus und Produktinformationen zugreifen. Dadurch haben sie jederzeit einen Überblick über ihre Geschäftsbeziehungen mit dem Unternehmen.
2. Einsicht von Zeitrapporten: Auf Monatsbasis wird die aufgewendete Zeit, welche hinter einem Ticket oder einem Projekt rapportiert wurde in Rechnung stellen. Auf der Rechnung wird nur ein Totalbetrag ersichtlich sein. Der Zeitrapport wird nur online einsehbar sein, dafür wird der Kundenlogin im Portal benötigt.
3. Selbstverwaltung: Kunden können ihre eigenen Kontoinformationen verwalten, wie z.B. Adressen, Zahlungsmethoden und Kontaktdaten. Dadurch können sie ihre Daten aktualisieren und verwalten, ohne auf den Kundenservice angewiesen zu sein.
4. Kommunikation: Der Portalzugang ermöglicht eine nahtlose Kommunikation zwischen dem Kunden und dem Unternehmen. Kunden können Anfragen stellen, Support-Tickets erstellen und mit dem Kundenservice über das Portal kommunizieren. Dadurch wird die Kommunikation effizienter und transparenter.
5. Bestellungen und Rechnungen verfolgen: Kunden können den Status ihrer Bestellungen und Rechnungen verfolgen, einschliesslich Liefertermine und Zahlungsinformationen. Dadurch haben sie eine bessere Kontrolle über ihre Geschäftsprozesse und können Engpässe oder Verzögerungen frühzeitig erkennen.
6. Personalisierte Angebote und Empfehlungen: Durch den Portalzugang kann das Unternehmen personalisierte Angebote und Empfehlungen basierend auf den Vorlieben und dem Kaufverhalten des Kunden bereitstellen. Dadurch wird das Einkaufserlebnis verbessert und die Kundenbindung gestärkt.

Daher raten wir jedem Kunden den Portalzugang zu erstellen.

So erstelle ich ein eigener Kundenlogin

Variante 1 (schnelle Variante): Freigabe durch die oneITS

Senden Sie uns ein Mail an support@one-its.ch von der Mailadresse, mit welcher Sie normalerweise mit uns Kommunizieren.
Fügen Sie in der Betreffzeile den Text ein "Portalzugang aktivieren"

Sobald das Mail bei uns eingegangen ist werden wir für Die den Portalzugang freischalten. Sie erhalten von uns ein Mail mit einem Link, mit welchem Sie nur noch ein Passwort setzen müssen.
Danach haben Sie den Portalzugang bereits fertig aktiviert.

Variante 2: Freigabe durch die oneITS

• Öffnen Sie im Browser folgende Webseite www.one-its.ch
• Klicken Sie oben rechts auf "Anmelden" (1)
  
• Klicken Sie auf "Noch kein Benutzerkonto?" (1)

Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus und notieren Sie sich die Logindaten. 

Danach können Sie in Ihrem Kundenportal folgendes einsehen / anpassen

So Navigieren Sie im Kundenportal

1: Login
2: Verkaufsaufträge --> Zurzeit werden alle Verkaufsdokument wie Rechnungen, Angebote und Verträge noch nicht via Odoo verwaltet und daher ist dieser Bereich zur Zeit nicht relevant für Sie.
3: Tickets: --> Hier finden Sie alle erfassten Tickets
4: Adresse: --> Passen Sie bei Bedarf Ihre Adresse an
5: Ihre Rechnungen --> Zurzeit werden alle Verkaufsdokument wie Rechnungen, Angebote und Verträge noch nicht via Odoo verwaltet und daher ist dieser Bereich zur Zeit nicht relevant für Sie.
6: Verbindung & Sicherheit: --> Hire können Sie Ihr Passwort ändern und Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren 

Was ist sonst noch alles mit Odoo möglich?

Odoo ChatGTP

Odoo ChatGTP ist eine Erweiterung für das Odoo-System, die eine Chat-Funktion mit künstlicher Intelligenz (KI) bietet. Mit Odoo ChatGTP können Benutzer in Echtzeit mit einem KI-basierten Chatbot interagieren, um Informationen abzurufen, Fragen zu stellen und Aufgaben zu erledigen.

Hier sind einige der Funktionen von Odoo ChatGTP:

1. Automatisierte Antworten: Der Chatbot kann automatisch auf häufig gestellte Fragen antworten und Informationen aus der Datenbank abrufen.
2. Aufgabenverwaltung: Benutzer können dem Chatbot Aufgaben zuweisen und ihn bitten, bestimmte Aktionen auszuführen, wie z.B. das Erstellen von Aufgaben, das Planen von Terminen oder das Versenden von E-Mails.
3. Produktinformationen: Der Chatbot kann detaillierte Informationen zu Produkten oder Dienstleistungen liefern, einschließlich Preisen, Verfügbarkeit und technischen Spezifikationen.
4. Bestellverfolgung: Benutzer können den Status ihrer Bestellungen über den Chatbot abfragen und Updates erhalten.
5. Kundensupport: Der Chatbot kann bei der Beantwortung von Kundenanfragen und der Lösung von Problemen unterstützen, indem er relevante Informationen bereitstellt oder den Benutzer an den richtigen Ansprechpartner weiterleitet.
6. Integration mit anderen Odoo-Modulen: Odoo ChatGTP kann nahtlos mit anderen Modulen von Odoo integriert werden, wie z.B. dem Vertriebsmodul, dem Lagermodul oder dem Kundendienstmodul.

Diese Funktionen machen Odoo ChatGTP zu einem nützlichen Werkzeug für Unternehmen, um die Kommunikation mit Kunden zu verbessern, den Kundensupport zu optimieren und interne Prozesse effizienter zu gestalten.

Odoo Wissensdatenbank

Odoo Wissensdatenbank ist ein Modul in der Odoo-Software, das Unternehmen dabei unterstützt, Wissen zu organisieren, zu teilen und zu verwalten. Hier sind einige Funktionen der Odoo Wissensdatenbank:

1. Wissensartikel erstellen: Sie können Artikel zu verschiedenen Themen erstellen und diese mit relevanten Informationen füllen. Diese Artikel können Text, Bilder, Videos und andere Medien enthalten.
2. Kategorisierung und Tagging: Sie können Ihre Wissensartikel in Kategorien organisieren und mit Tags versehen, um die Suche und Navigation zu erleichtern.
3. Versionskontrolle: Sie können verschiedene Versionen eines Wissensartikels erstellen und verwalten. Dadurch können Sie Änderungen nachverfolgen und ältere Versionen wiederherstellen, falls erforderlich.
4. Kommentare und Bewertungen: Benutzer können Kommentare zu den Wissensartikeln hinterlassen und diese bewerten. Dadurch entsteht eine interaktive Umgebung, in der Benutzer ihr Feedback geben und ihr Wissen teilen können.
5. Suchfunktion: Die Odoo Wissensdatenbank verfügt über eine leistungsstarke Suchfunktion, mit der Benutzer nach bestimmten Artikeln oder Informationen suchen können. Die Suchergebnisse werden nach Relevanz sortiert.
6. Zugriffsrechte: Sie können die Zugriffsrechte für die Wissensdatenbank festlegen, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Artikel zugreifen können.
7. Integration mit anderen Modulen: Die Odoo Wissensdatenbank kann nahtlos mit anderen Modulen in der Odoo-Software integriert werden, z. B. dem Helpdesk-Modul, um den Kundensupport zu verbessern.

Diese Funktionen machen die Odoo Wissensdatenbank zu einem nützlichen Werkzeug für Unternehmen, um ihr internes Wissen zu organisieren und ihren Mitarbeitern einen einfachen Zugriff auf relevante Informationen zu ermöglichen.

Odoo Webseite

Odoo ist eine umfassende Geschäftsmanagement-Software, die verschiedene Module für verschiedene Geschäftsbereiche bietet. Die Odoo-Webseite ist ein Modul, das speziell für die Erstellung und Verwaltung von Webseiten entwickelt wurde. Hier sind einige Funktionen, die die Odoo-Webseite bietet:

1. Drag-and-Drop-Website-Builder: Mit dem integrierten Drag-and-Drop-Editor können Benutzer ihre Webseite einfach und intuitiv erstellen und anpassen, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind.
2. Anpassbare Vorlagen: Odoo bietet eine Vielzahl von vorgefertigten Vorlagen, die Benutzer als Ausgangspunkt für ihre Webseite verwenden können. Diese Vorlagen können nach Belieben angepasst werden, um das gewünschte Design zu erreichen.
3. Responsives Design: Die Odoo-Webseite ermöglicht die Erstellung von responsiven Webseiten, die sich automatisch an verschiedene Bildschirmgrößen und Geräte anpassen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Webseite auf Desktops, Tablets und Mobilgeräten optimal angezeigt wird.
4. E-Commerce-Funktionen: Mit der Odoo-Webseite können Benutzer auch einen Online-Shop erstellen und verwalten. Sie können Produkte hinzufügen, Bestellungen verfolgen, Zahlungen akzeptieren und vieles mehr.
5. SEO-Optimierung: Odoo bietet Tools und Funktionen zur Suchmaschinenoptimierung (SEO), um sicherzustellen, dass die Webseite in den Suchergebnissen gut platziert wird. Benutzer können Meta-Tags, URLs, Sitemaps und andere SEO-Elemente optimieren.
6. Integration mit anderen Odoo-Modulen: Die Odoo-Webseite kann nahtlos mit anderen Modulen von Odoo integriert werden, wie z.B. Vertrieb, Lagerhaltung, Buchhaltung usw. Dadurch können Benutzer ihre Webseite mit anderen Geschäftsprozessen verknüpfen und Daten synchronisieren.

Dies sind nur einige der Funktionen, die die Odoo-Webseite bietet. Es ist eine leistungsstarke Lösung für die Erstellung und Verwaltung von Webseiten für Unternehmen jeder Größe.

Odoo Newsletter

Odoo Newsletter ist ein Modul in der Odoo-Plattform, das es Unternehmen ermöglicht, Newsletter-Kampagnen zu erstellen, zu verwalten und zu versenden. Hier sind einige der Funktionen, die Odoo Newsletter bietet:

1. Erstellung von Newsletter-Vorlagen: Mit Odoo Newsletter können Sie ansprechende und professionelle Newsletter-Vorlagen erstellen. Sie können Texte, Bilder, Links und andere Inhalte hinzufügen, um Ihre Botschaft zu vermitteln.
2. Zielgruppenverwaltung: Sie können Ihre Kontakte in verschiedene Zielgruppen segmentieren und gezielte Newsletter an bestimmte Zielgruppen senden. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Botschaft an die richtige Zielgruppe zu richten und die Effektivität Ihrer Kampagnen zu steigern.
3. Automatisierte E-Mail-Kampagnen: Odoo Newsletter bietet die Möglichkeit, automatisierte E-Mail-Kampagnen einzurichten. Sie können Trigger basierte E-Mails erstellen, die automatisch an Ihre Kontakte gesendet werden, basierend auf bestimmten Aktionen oder Ereignissen.
4. Leistungsanalyse: Mit Odoo Newsletter können Sie die Leistung Ihrer Newsletter-Kampagnen verfolgen und analysieren. Sie können Metriken wie Öffnungsrate, Klickrate und Konversionsrate überwachen, um den Erfolg Ihrer Kampagnen zu messen und zu verbessern.
5. Integration mit anderen Odoo-Modulen: Odoo Newsletter ist nahtlos in andere Odoo-Module integriert, wie z.B. den Vertrieb, das CRM und den E-Commerce. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Newsletter-Kampagnen mit anderen Geschäftsprozessen zu verknüpfen und eine ganzheitliche Sicht auf Ihre Kunden zu erhalten.

Das sind nur einige der Funktionen, die Odoo Newsletter bietet. Es ist ein leistungsstarkes Tool, das Unternehmen dabei unterstützt, effektive und zielgerichtete Newsletter-Kampagnen zu erstellen und zu verwalten.

Odoo Verkauf

Odoo Verkauf ist ein Modul in der Odoo-Software, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Vertriebsprozesse effizient zu verwalten. Hier sind einige der Hauptfunktionen von Odoo Verkauf:

1. Angebots- und Auftragsverwaltung: Mit Odoo Verkauf können Sie Angebote und Aufträge erstellen, bearbeiten und verfolgen. Sie können Produkte und Preise definieren, Rabatte anwenden und Steuern berechnen. Sie können auch den Status der Angebote und Aufträge verfolgen und Benachrichtigungen über Änderungen erhalten.
2. Kundenverwaltung: Odoo Verkauf ermöglicht es Ihnen, Kundeninformationen zu speichern und zu verwalten. Sie können Kontaktdetails, Kommunikationsverläufe, Zahlungsbedingungen und Kreditlimits verwalten. Sie können auch Kundenkategorien erstellen und Kunden in Gruppen organisieren.
3. Vertriebskanalverwaltung: Mit Odoo Verkauf können Sie verschiedene Vertriebskanäle verwalten, z. B. E-Commerce, Einzelhandelsgeschäfte oder Großhandelsvertrieb. Sie können Produktkataloge für jeden Vertriebskanal erstellen, Preise festlegen und Bestellungen verfolgen.
4. Bestandsverwaltung: Odoo Verkauf ist eng mit dem Bestandsmodul von Odoo integriert. Sie können den Lagerbestand überwachen, Bestellungen für Produkte aufgeben, die nicht auf Lager sind, und den Bestand in Echtzeit aktualisieren. Sie können auch Bestandsbewegungen verfolgen und Berichte über den Lagerbestand generieren.
5. Versand- und Lieferverwaltung: Odoo Verkauf ermöglicht es Ihnen, Versand- und Lieferinformationen zu verwalten. Sie können Versandmethoden festlegen, Versandetiketten drucken und Lieferungen verfolgen. Sie können auch Lieferantenrechnungen erstellen und Zahlungen verfolgen.
6. Berichterstattung und Analyse: Odoo Verkauf bietet umfangreiche Berichterstattungs- und Analysefunktionen. Sie können Verkaufsberichte generieren, Umsatzanalysen durchführen und wichtige Kennzahlen verfolgen. Sie können auch benutzerdefinierte Berichte erstellen, um spezifische Informationen zu analysieren.

Diese Funktionen machen Odoo Verkauf zu einer leistungsstarken Lösung für Unternehmen, die ihre Vertriebsprozesse optimieren und ihre Verkaufsaktivitäten effektiv verwalten möchten.

Und noch viele Andere Funktionen mit Odoo :-)

Odoo hat noch viel mehr Potenzial. Schauen Sie selbst, was es alles noch für Apps in Odoo gibt https://www.odoo.com/de_DE